Guide – Esparven Bokföring

1. Ekonomisk eller ideell förening – vad är skillnaden?

Skillnaden handlar om syftet med föreningen, och den styr både bokföringen och beskattningen.

	Ekonomisk förening	Ideell förening
Syfte	Att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom ekonomisk verksamhet.	Att främja ett ideellt ändamål, eller att främja medlemmarnas intressen på ett icke-ekonomiskt sätt.
Registrering	Måste registreras hos Bolagsverket. Blir en juridisk person genom registreringen.	Registreras inte hos Bolagsverket. Blir en juridisk person när stadgar antagits och styrelse valts.
Insatser	Medlemmarna betalar en insats. Insatsen är eget kapital, inte en intäkt.	Har normalt inga insatser, men kapitaltillskott bokförs på samma sätt – mot eget kapital.
Bokföringsskyldig	Alltid.	Om föreningen bedriver näringsverksamhet, har tillgångar över 1,5 miljoner kronor eller är moderförening.
Inkomstskatt	Beskattas som ett företag.	Kan vara allmännyttig och då till stor del skattebefriad – se avsnitt 7.
Deklaration	INK2	INK3

I det här systemet: Föreningarna hålls helt åtskilda. Varje förening har sin egen kontoplan, sina egna aktiviteter, sina egna räkenskapsår och sin egen fakturaserie. Det färgade bandet överst på sidan visar alltid vilken förening du arbetar i – blått för den ekonomiska, grönt för den ideella.

2. Bokföringsskyldighet – vad lagen kräver

Bokföringslagen ställer några krav som är värda att känna till även om ni bokför få poster:

Varje affärshändelse ska bokföras. Alla in- och utbetalningar, alla fakturor ni skickar och tar emot.
Det ska finnas en verifikation. Ett underlag som visar vad som hänt – ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag. Därför finns fältet för att bifoga kvitto på bokföringssidan.
Verifikationerna ska ha en obruten nummerserie. Systemet numrerar dem automatiskt inom varje räkenskapsår – V1, V2, V3 och så vidare. Inga hopp.
Bokförda poster får inte ändras eller tas bort. Har något blivit fel gör du en rättelse med omvända belopp. I det här systemet heter det makulera – originalet ligger kvar, och en rättningsverifikation skapas.
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. Det gäller även kvitton och fakturor.

Om säkerhetskopiering. Kvittona sparas som filer i mappen App_Data/Bilagor och själva bokföringen i PostgreSQL-databasen. Säkerhetskopiera båda två – bara den ena räcker inte för att uppfylla arkiveringskravet.

3. Räkenskapsår och bokslut

Ett räkenskapsår är normalt tolv månader. Kalenderår (1 januari–31 december) är vanligast och enklast. Ett brutet räkenskapsår slutar den sista dagen i någon annan månad. Det första räkenskapsåret får vara kortare eller längre, men aldrig mer än arton månader.

Så här hänger det ihop i systemet:

Du lägger upp räkenskapsåret under Inställningar → Räkenskapsår.
Har föreningen bokfört tidigare lägger du in ingående balanser – saldona på balanskontona vid årets början, hämtade från förra årets balansräkning. Utan dem börjar balansräkningen på noll.
Under året bokför du löpande. Verifikationerna får nummer i årets serie.
När året är klart och deklarationen inlämnad stänger du året. Då går det inte längre att bokföra på det, vilket skyddar mot att man råkar lägga en post i fel år.
Nästa års ingående balanser ska stämma med föregående års utgående balans. Ta fram balansräkningen för det gamla året och skriv av siffrorna.

Årets resultat. Systemet räknar automatiskt fram årets resultat från intäkts- och kostnadskontona och visar det i balansräkningen, så att den alltid går ihop. Du behöver inte bokföra resultatet manuellt för att rapporterna ska stämma.

4. Debet och kredit – det du behöver veta

All bokföring bygger på att varje händelse bokförs på två ställen med samma belopp: ett i debet och ett i kredit. Pengarna kommer någonstans ifrån och tar vägen någonstans.

Kontotyp	Ökar i	Minskar i	Exempel
Tillgång	Debet	Kredit	1930 Bankkonto, 1510 Kundfordringar
Skuld	Kredit	Debet	2440 Leverantörsskulder, 2611 Utgående moms
Eget kapital	Kredit	Debet	2083 Medlemsinsatser, 2060 Eget kapital
Intäkt	Kredit	Debet	3040 Intäkter tjänster, 3985 Sponsorintäkter
Kostnad	Debet	Kredit	6230 Webbhotell, 6570 Bankkostnader

Så bokförs era fyra aktiviteter:

Aktivitet	Debet	Kredit	Varför
Betalning av webbhotell	6230 Webbhotell	1930 Bankkonto	Kostnaden ökar, pengarna på banken minskar.
Inbetalning av insatser	1930 Bankkonto	2083 Medlemsinsatser (2060 Eget kapital i den ideella)	Banken ökar, och det egna kapitalet ökar. Insatsen är ingen intäkt och syns därför inte i resultaträkningen.
Intäkt från sponsor	1930 Bankkonto	3985 Sponsorintäkter	Banken ökar och intäkten ökar.
Intäkt tjänster	1930 Bankkonto	3040 Intäkter tjänster	Banken ökar och intäkten ökar.

Balanskonto eller resultatkonto? Konton som börjar på 1 eller 2 är balanskonton – de beskriver vad föreningen äger och är skyldig, och saldot följer med till nästa år. Konton som börjar på 3 till 8 är resultatkonton – de beskriver årets intäkter och kostnader och nollställs vid varje årsskifte. Aktiviteterna i systemet kan bokföra mot båda sorterna.

5. Moms

Moms är den fråga som oftast blir fel i en liten förening. Utgångspunkten är att de flesta små föreningar inte ska hantera moms alls – men det finns undantag som är värda att känna till.

När är föreningen momsbefriad?

Enligt Skatteverket är en förening befriad från moms om den antingen inte betalar inkomstskatt, eller har en omsättning på högst 120 000 kronor under ett kalenderår.

Är föreningen momsbefriad gäller att den:

inte får ta ut moms på det den säljer,
inte får ange moms separat på kvitton eller fakturor,
inte får dra av momsen på sina inköp – hela fakturabeloppet bokförs som kostnad.

När blir föreningen momspliktig?

Om föreningen ska betala inkomstskatt för sin verksamhet blir den också momspliktig. Då gäller vanliga momssatser – 25 procent på det mesta, 12 procent på bland annat livsmedel, och 6 procent på bland annat böcker och vissa kulturevenemang – och föreningen får dra av ingående moms på inköp som hör till den momspliktiga försäljningen.

Inköp från utlandet – gäller även momsbefriade föreningar

Det här är det vanligaste momsproblemet för en liten förening, och det gäller även om föreningen är momsbefriad:

Varor från ett annat EU-land: föreningen måste momsregistrera sig om inköpen överstiger 90 000 kronor under ett år.
Tjänster från utlandet: momsregistrering krävs vid alla tjänsteinköp från säljare i ett annat land – det finns ingen beloppsgräns. Det gäller till exempel webbhotell och domännamn hos en utländsk leverantör, digitala annonser och mjukvarulicenser.

I dessa fall räknar föreningen själv fram svensk moms på inköpet och redovisar den till Skatteverket – det kallas omvänd betalningsskyldighet. Är föreningen momsbefriad får den samtidigt inte dra av den momsen, så den blir en ren kostnad. Kontrollera var er webbhotellsleverantör är registrerad.

Särskilt för den ekonomiska föreningen

Medlemsavgifter är normalt inte momspliktiga.
Uthyrning av parkeringsplatser är momspliktig med 25 procent.
Vid uthyrning av lokal till någon som bedriver momspliktig verksamhet kan föreningen ansöka om frivillig skattskyldighet, och då både ta ut och dra av moms.
El, gas, vatten och värme som mäts och debiteras individuellt kan vara momspliktigt.

Hur systemet hanterar moms

Moms är avstängt så länge föreningen inte är markerad som momsregistrerad under Inställningar → Föreningens uppgifter. Då visas inga momsfält, fakturorna skrivs ut utan moms, och bokföringen blir alltid två rader.

Slår du på momsregistrering kan du sätta en momssats på varje aktivitet och på varje fakturarad. Systemet delar då upp beloppet: nettot på intäkts- eller kostnadskontot och momsen på 2611 utgående moms respektive 2641 ingående moms. Beloppet du skriver in när du bokför är alltid bruttobeloppet – det som faktiskt lämnade eller kom in på kontot.

6. F-skatt

Godkännande för F-skatt innebär att den som får betalt själv ansvarar för att betala in sin skatt och sina egenavgifter. Den som betalar ut behöver då inte göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter.

Behöver föreningen F-skatt?

En förening ansöker om godkännande för F-skatt när den bedriver näringsverksamhet – alltså när verksamheten drivs självständigt, varaktigt och i vinstsyfte. Säljer föreningen tjänster till företag är det vanligt att köparen frågar efter F-skatt innan de betalar.

Är föreningen inte godkänd för F-skatt, momsregistrerad eller registrerad som arbetsgivare kan ni begära ett organisationsbevis från Skatteverket som visar att föreningen finns.
Är föreningen godkänd för något av detta kan ni i stället begära ett registerutdrag som visar vad ni är registrerade för. Det är det utdraget en kund oftast vill se.

När föreningen betalar ut ersättning till någon annan

Det här är den viktigare halvan av F-skattefrågan för er:

Anlitar ni någon som har F-skatt betalar ni hela fakturabeloppet. Mottagaren sköter sin egen skatt.
Anlitar ni någon som saknar F-skatt måste föreningen göra skatteavdrag på ersättningen och betala arbetsgivaravgifter – även om det handlar om ett litet uppdrag. Ni blir då arbetsgivare och ska lämna arbetsgivardeklaration.
Kontrollera alltid F-skatt innan ni betalar. Det görs kostnadsfritt hos Skatteverket. Det räcker inte att leverantören skriver "godkänd för F-skatt" på fakturan om det inte stämmer.

7. Inkomstskatt

Ekonomisk förening

Beskattas som ett företag. Överskottet i verksamheten är skattepliktigt och deklareras på blankett INK2.

Ideell förening – de fyra villkoren

En ideell förening kan vara allmännyttig och då till stor del skattebefriad. Fyra villkor ska vara uppfyllda samtidigt:

Ändamålskravet – föreningen ska enligt sina stadgar ha ett allmännyttigt ändamål, till exempel idrott, kultur, utbildning eller social hjälpverksamhet.
Verksamhetskravet – verksamheten ska faktiskt bedrivas i enlighet med det ändamålet, inte bara stå i stadgarna.
Fullföljdskravet – intäkterna ska i tillräcklig omfattning användas för ändamålet, sett över några år. Föreningen får inte bara samla pengar på hög.
Öppenhetskravet – föreningen ska vara öppen för alla som delar dess ändamål och vill följa dess stadgar.

Är villkoren uppfyllda är dessa inkomster normalt skattefria:

medlemsavgifter, gåvor och bidrag,
inkomster som har en naturlig anknytning till det allmännyttiga ändamålet,
inkomster från verksamhet som av hävd finansierat ideellt arbete – till exempel lotterier, basarer, loppmarknader och försäljning vid arrangemang.

Dessa inkomster är däremot normalt skattepliktiga:

verksamhet utan koppling till ändamålet, till exempel uthyrning på affärsmässiga villkor,
sponsring där sponsorn får en motprestation, som exponering av sin logotyp – då är det en tjänst föreningen säljer, inte ett bidrag,
inkomster från fastighet som inte används i den ideella verksamheten.

Är en inkomst skattepliktig påverkar det också momsen – se avsnitt 5. Är ni osäkra på hur en sponsorintäkt ska bedömas, be sponsorn beskriva vad de får tillbaka, och stäm av med Skatteverket.

8. Ersättningar och arbetsgivaravgifter

Betalar föreningen ut ersättning för arbete blir den normalt arbetsgivare, med skyldighet att göra skatteavdrag, betala arbetsgivaravgifter och lämna arbetsgivardeklaration varje månad.

Understiger den sammanlagda ersättningen till en person 1 000 kronor under ett år ska föreningen varken göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter.
För idrottsutövare i en allmännyttig ideell idrottsförening gäller en särskild gräns: understiger ersättningen ett halvt prisbasbelopp under året ska föreningen inte betala arbetsgivaravgifter.
Kostnadsersättning som betalas ut mot kvitto, till exempel för utlägg en styrelseledamot gjort, är inte lön. Bokför det som föreningens egen kostnad och spara kvittot.

Beloppsgränserna ändras. Kontrollera aktuella belopp hos Skatteverket innan ni betalar ut ersättning för arbete.

9. Deklaration

Ekonomisk förening: deklarerar på INK2. Ska även upprätta årsredovisning och i vissa fall skicka in den till Bolagsverket.
Ideell förening: deklarerar på INK3. En allmännyttig förening utan skattepliktiga inkomster kan i vissa fall slippa deklarera – men det är Skatteverket som avgör det, så utgå inte från att ni är befriade utan att ha kontrollerat.
Är föreningen momsregistrerad ska den också lämna momsdeklaration, normalt per kvartal eller per år beroende på omsättning.
Betalar föreningen ut ersättning för arbete ska arbetsgivardeklaration lämnas varje månad.

Underlaget till deklarationen tar du fram under Rapporter: resultaträkningen visar årets intäkter och kostnader, balansräkningen visar tillgångar, skulder och eget kapital vid årets slut. Båda går att exportera till CSV.

10. Årshjul – vad du gör och när

När	Vad
Vid årets början	Lägg upp det nya räkenskapsåret. Lägg in ingående balanser från föregående års balansräkning.
Löpande	Bokför varje in- och utbetalning så snart den skett, och bifoga kvittot direkt medan du har det framför dig.
Vid fakturering	Skapa fakturan under Fakturor, bokför den, skicka PDF:en. Registrera betalningen när pengarna kommit in.
Vid årets slut	Kontrollera att bankkontots saldo i balansräkningen stämmer med kontoutdraget. Ta fram resultat- och balansräkning.
Efter bokslutet	Lämna deklaration. Stäng räkenskapsåret i systemet. Ta en säkerhetskopia av databasen och bilagemappen.

11. Källor

Innehållet bygger på Skatteverkets vägledning för föreningar:

Länkarna går till Skatteverkets och Bolagsverkets webbplatser och öppnas i en ny flik. Skulle en länk ha slutat fungera, sök på ämnet på skatteverket.se – sidorna byter ibland adress.

Att sköta en förening ekonomiskt